Tener visibilidad de la operación de 4 sucursales y ver de forma clara qué está pasando con cada cliente, cada cita, cada interesado y cada peso que inviertes en publicidad.
Revisamos cómo estaban trabajando y detectamos oportunidades muy claras para mejorar el rendimiento:
Seguimiento a mensajes: Recibían cientos de mensajes diarios, lo que resultaba en un seguimiento muy desgastante pues las personas dejan de contestar o escriben en horarios no laborales.
En Meta: La pauta se hacía directamente desde publicaciones activas, lo que limitaba probar distintos anuncios y manejarlos correctamente desde el Business Manager.
En Gestión: Su plataforma de citas funcionaba perfecto para el equipo interno, pero no tenía las características necesarias para hacer estrategias de marketing avanzadas.
Cuando empezamos a trabajar con este cliente, el objetivo fue claro: armar una estructura digital que conectara la operación del día a día con los esfuerzos de marketing y ventas.
Llevar la estrategia a la realidad nos puso retos que tuvimos que resolver sobre la marcha:
El Bot es una herramienta viva: Una cosa es lo que planeas al inicio y otra cuando los usuarios reales empiezan a interactuar en el día a día.
Puedes hacer la mejor planeación y mapear todos los escenarios posibles, pero la realidad es que hasta que las personas interactúan te das cuenta de lo que falta por agregar.
La calidad de la data: Al querer conectar la plataforma de reservas con el CRM pudimos identificar registros duplicados o información incompleta.
Con procesos claros y un gran trabajo en equipo implementamos:
Estructura limpia: Creamos el Business Manager desde cero con una estructura sólida para hacer experimentos e iteraciones continuas.
Un Bot en constante iteración: Entendimos que no es un proyecto de una sola entrega, sino algo que se tiene que estar puliendo.
Hoy el Bot pide datos automáticamente (nombre, teléfono, correo), identifica el servicio de interés, avisa si hay promos activas y manda recordatorios si el prospecto no contesta para que agende su cita.
Cruce de datos con un script propio: Desarrollamos un código personalizado para que, al subir los archivos, el cruce de información se haga automático.
Estrategia de cursos: Diseñamos landing pages en HubSpot para su división de cursos, donde la gente se registra para tener un precio preferencial.
Optimización semanal de pauta: Revisamos los anuncios cada semana. Si el rendimiento baja, cambiamos las piezas rápido. Así dejamos plenamente identificado el anuncio ganador a lo largo del tiempo.
Hoy el cliente tiene total claridad de sus números para planear sus siguientes acciones:
Trazabilidad real: Tienen un dashboard en HubSpot para ver exactamente de dónde llegan los clientes que se registran.
Proyecciones en Excel: Estructuramos un modelo en Excel para el registro de ventas y proyecciones. Saben con precisión cuántas citas necesitan asegurar al mes para alcanzar una meta de facturación específica.
Indicadores claros (KPIs): La data nos dice cuántos servicios se hace un cliente en promedio y cuántas veces asiste al mes. Esto nos permite separar qué le toca al equipo de marketing, qué a ventas y qué al equipo operativo.
Si sientes que a tu negocio le falta esta estructura, claridad en los números o la automatización correcta para reactivar prospectos, nosotros podemos ayudarte a lograr un gran resultado.